Solicitudes y formularios
Compras, altas, incidencias o necesidades de cada departamento con campos y adjuntos propios. El solicitante consulta el estado y responde a una devolución sin comenzar el trámite otra vez.
Xpandex · Desarrollo para empresas
Desarrollo de intranets a medida para empresas
Creamos espacios internos donde tu equipo tramita solicitudes, consulta documentación y conoce el estado de cada tarea. Una intranet a medida convierte los correos, archivos dispersos y aprobaciones manuales en un proceso con responsables y permisos definidos.
Para empresas que necesitan coordinar departamentos, delegaciones o equipos con procesos propios. Puede convivir con Microsoft 365, Google Workspace, un ERP o un gestor documental, tras revisar qué aportan y cómo se conectan.
Cuéntanos tu proyecto
Te respondemos con un primer enfoque y los siguientes pasos.
- Solicitudes y aprobaciones
- Documentación interna
- Roles y trazabilidad
Alcance del proyecto
Una intranet que resuelve trabajo interno
Antes de diseñar pantallas elegimos un proceso completo: una solicitud de compra, una incidencia interna o la aprobación de un documento. Definimos participantes, datos, excepciones y resultado esperado; después añadimos otros procesos si la base funciona.
Quién solicita
Un espacio para iniciar el trámite y aportar la información necesaria.
Quién decide
Reglas de revisión, responsables y sustituciones cuando alguien no está.
Qué queda registrado
Estado, documentos y cambios que permiten continuar el trabajo.
Circuitos de aprobación
Responsables por departamento, importe o tipo de solicitud, con estados, devoluciones y sustituciones. Una aprobación importante puede requerir separación entre quien solicita y quien autoriza; las reglas quedan explícitas.
Documentos y versiones
Organización por área o proceso, responsables de revisión y versiones publicadas. Definimos qué es un borrador y qué documento está vigente, además de la conservación y la relación con el repositorio que ya utilizas.
Identidad y permisos
Accesos según el rol, el departamento y la operación. Estudiamos inicio de sesión corporativo si el proveedor y las licencias lo permiten. El alta, cambio de equipo y baja de una persona también forman parte del diseño.
Avisos y seguimiento
Bandejas de trabajo, recordatorios y visibilidad de los trámites pendientes. Acordamos qué eventos avisan y a quién para evitar duplicar cada acción en el correo. Los indicadores se definen con las personas que gestionan el proceso.
Integración con tu gestión
La intranet puede consultar un presupuesto disponible o enviar una solicitud aprobada al ERP. Distinguimos aprobado de recibido por el sistema de destino y mostramos los errores que necesitan intervención.
Ejemplo ilustrativo · no es un caso de cliente
De una petición de compra a su registro en el ERP
Este escenario ilustra cómo acotar una primera intranet. El circuito y sus límites se adaptarían a la empresa; no describe una implantación realizada.
Solicitar con contexto
Una persona indica necesidad, departamento y documentación. Recibe un identificador y puede ver si faltan datos, evitando versiones distintas de la petición.
Revisar con reglas
El responsable revisa y aprueba o devuelve con un motivo. Si está ausente, actúa el sustituto autorizado. Se comprueba que otro departamento no pueda acceder al expediente.
Confirmar el intercambio
La petición aprobada se envía al ERP. Si el destino rechaza un dato, permanece identificada y pendiente de resolver. Una corrección y reenvío no deben crear dos solicitudes.
La prueba de aceptación debe incluir devolución, ausencia del aprobador, permisos insuficientes y rechazo del ERP. El objetivo es completar el proceso con trazabilidad, no limitarse a comprobar que el formulario abre.
¿Configurar una herramienta o desarrollar una intranet?
Aprovechar lo que ya tienes
Si solo necesitas publicar noticias, compartir archivos o formularios sencillos, las herramientas corporativas existentes pueden cubrirlo. Primero revisamos funciones, permisos, licencias y mantenimiento.
Una intranet a medida
Encaja cuando los circuitos, las relaciones entre datos y las integraciones condicionan el trabajo. Se desarrolla el proceso necesario y se conecta con el resto, sin duplicar la contabilidad ni todos los documentos.
Un portal para clientes
Cuando los usuarios principales son clientes, distribuidores o proveedores, conviene definir un portal externo y su aislamiento de datos. Puede compartir servicios con la intranet, pero sus permisos y recorridos son diferentes.
Si necesitas combinar varias piezas, consulta nuestro servicio de desarrollo de software a medida.
De la definición a la puesta en marcha
Elegir el primer circuito
Reunimos al solicitante, responsable y administrador para recorrer un trámite real anonimizado. Acordamos inicio, fin, excepciones y datos que ya existen en otras herramientas.
Prototipar roles y estados
Diseñamos las pantallas de cada perfil y la matriz de permisos. Probamos solicitudes devueltas, cambios de responsable y acceso a documentos antes de programar el circuito completo.
Desarrollar y conectar
Construimos formularios, bandejas e integraciones por entregas. Revisamos historial, permisos e intercambio de datos con los sistemas que forman parte del alcance.
Adoptar y evolucionar
Implantamos con un grupo inicial, responsables de contenido y formación acordada. Medimos trámites completados e incidencias antes de incorporar nuevos departamentos y procesos.
Puedes contratar un proyecto con alcance definido o contar con Xpandex como partner tecnológico y equipo de desarrollo externo para mantener y evolucionar tus sistemas.
Conectado con el resto de tu negocio
El portal interno debe tener un papel claro junto a las herramientas existentes. Estas piezas pueden resolver las necesidades de gestión o acceso que aparezcan en el análisis.
Presupuesto por fases
Qué determina el coste del proyecto
Una intranet se presupuesta por procesos, roles y conexiones, además de por pantallas. La propuesta debe explicar qué se configura, qué se desarrolla y quién mantendrá usuarios, reglas y documentos después de la entrega.
- Circuitos de solicitud y reglas de aprobación.
- Departamentos, roles, sustituciones e identidad corporativa.
- Repositorios, versiones y volumen de documentos.
- APIs, licencias y dependencias de los sistemas existentes.
- Migración de contenido, formación, infraestructura y soporte.
Qué nos ayuda a valorar tu caso
- El trámite que hoy consume correos o trabajo manual.
- Quién solicita, aprueba, administra y consulta.
- Herramientas existentes y forma de iniciar sesión.
- Documentos, datos y sistemas que debe conectar.
- Ejemplos de devoluciones, ausencias y otras excepciones.
Si aún no tienes todo definido, empezamos por lo que sabes y concretamos el resto contigo.
Cuéntanos tu proyecto →Preguntas antes de empezar
¿Qué diferencia hay entre una intranet, un ERP y un portal de clientes?
La intranet organiza el acceso y los procesos internos del equipo. El ERP concentra operaciones de gestión, como compras o inventario. Un portal de clientes da acceso a usuarios externos a sus datos y solicitudes. Pueden conectarse sin duplicar funciones; el proyecto debe aclarar qué sistema conserva cada dato.
¿Podemos aprovechar Microsoft 365 o Google Workspace?
Sí, se estudian sus funciones antes de desarrollar. Compartir documentos o publicar información interna puede resolverse con configuración. Si hacen falta circuitos propios, se valora ampliarlos o construir una intranet conectada, revisando interfaces, permisos y licencias disponibles.
¿Puede cada departamento tener permisos diferentes?
Sí. Definimos una matriz de roles y operaciones, incluyendo quién puede consultar, editar, aprobar o administrar. Después probamos accesos permitidos y denegados, cambios de equipo y bajas. Tener una página de acceso no basta para proteger documentos y operaciones.
¿Se pueden desarrollar aprobaciones por importe o responsable?
Sí. Se concretan las condiciones, los responsables, los sustitutos y lo que ocurre al devolver una solicitud. También se define cómo afectan los cambios de reglas a los expedientes abiertos y qué acciones quedan en el historial.
¿Podéis conectar la intranet con nuestro ERP y los documentos existentes?
Revisamos los productos, versiones y accesos antes de comprometer una conexión. Puede consultarse información o trasladar trámites aprobados, manteniendo los documentos en su repositorio si conviene. Los rechazos y reintentos deben ser visibles para evitar que una aprobación parezca una entrega completada.
¿Cómo evitamos que la intranet quede desactualizada?
Asignamos responsables de contenido y administración, definimos el ciclo de revisión y acordamos formación. Un piloto con un trámite frecuente ayuda a observar uso e incidencias. El mantenimiento técnico y las nuevas funciones se planifican con cobertura y tareas explícitas.
¿Cuánto cuesta una intranet y podemos empezar por un departamento?
El coste depende de procesos, roles, documentos, integraciones y migración. Podemos comenzar por un departamento si el circuito elegido funciona de principio a fin y las dependencias están disponibles. El presupuesto distingue implantación, licencias externas, infraestructura y mantenimiento.
Desarrollo de software en Xpandex
Carlos Ponce
Desarrollador full stack
Apps publicadas en App Store y Google Play. Entrega con tests, accesibilidad y Core Web Vitals verificados.
Hablemos de tu proyecto
Cuéntanos qué necesitas resolver.
Comparte tu idea, el proceso que quieres mejorar y las herramientas que utilizas. Revisaremos el encaje y los siguientes pasos para definir una propuesta.
También puedes escribirnos a info@xpandex.es o llamar al +34 676 581 237.
Tu proyecto de Intranets a medida
Cuéntanos el objetivo, el alcance inicial y las conexiones que necesitas.
Recursos
Guías para decidir con más contexto
Seguridad y calidad certificadas
Xpandex cuenta con ENS categoría media, ISO/IEC 27001 e ISO 9001. Revisamos contigo el alcance aplicable al proyecto y los requisitos de tu departamento de compras.
ENS Nivel Medio
Conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad, categoría media, para los sistemas incluidos en el alcance del certificado.
ISO 27001
Gestión de riesgos y seguridad de la información dentro del alcance del sistema certificado.
ISO 9001
Gestión de la calidad de los procesos y mejora continua dentro del alcance certificado.
Para evaluar a tu proveedor de desarrollo de software, contrasta el titular, la vigencia y los sistemas o actividades que recoge cada certificado. Solicitar documentación para mi proyecto.